Экономия горюче-смазочных материалов на производстве

Бухгалтерский учет ГСМ

Важно! С 2021 года ПБУ 5/01 заменит новый федеральный стандарт ФСБУ 5/2019 “Запасы”. О том, как изменятся правила учета МПЗ, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс

Вы можете посмотреть разъяснения, если получите пробный доступ к правовой системе

Он бесплатный

Вы можете посмотреть разъяснения, если получите пробный доступ к правовой системе. Он бесплатный.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

по средней себестоимости;
по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

Есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Общие нормы по использованию техники

Техника не может использоваться без разрешения руководителя учреждения (п. 295 Инструкции N 555). Решение об использовании техники оформляется нарядом, форма которого приведена в Приложении 22 к Инструкции N 555. В подразделениях, находящихся на расстоянии свыше 50 км от пункта постоянной дислокации управления учреждения, составляется отдельный наряд на использование техники, копия которого направляется в адрес учреждения. При необходимости время использования техники, определенное нарядом, решением руководителя учреждения может быть продлено. Решение оформляется записью в путевом листе, заверяется подписью руководителя учреждения и гербовой печатью учреждения.

В технической службе учреждения ведется книга заявок на использование техники. Рекомендуемая форма книги приведена в Приложении 23 к Инструкции N 555 (п. 297 Инструкции N 555).

Организация контроля за расходованием ГСМ

В отношении использования техники соответствующими должностными лицами, внутренними проверочными комиссиями и ВАИ МЧС регулярно проводятся контрольные мероприятия (п. 315 Инструкции N 555).

Сроки, объем и порядок проверок законности и эффективности использования техники, экономии ГСМ при проверках (инспектировании) территориального органа, учреждения в каждом конкретном случае определяются соответствующими планами (п. 316 Инструкции N 555).

Как установлено п. 317 Инструкции N 555, основанием для расхода моторесурсов является утвержденный годовой план эксплуатации и ремонта техники территориального органа, учреждения, а также решения соответствующих должностных лиц на выделение техники с указанием источников покрытия моторесурсов и ГСМ в пределах их годовой потребности. Моторесурсы, израсходованные на обеспечение мероприятий, связанных с выполнением задач, стоящих перед МЧС, в расход моторесурсов учреждения не засчитываются. Моторесурсы, израсходованные на указанные мероприятия в каждом отдельном случае, списываются приказом соответствующего руководителя на основании акта списания моторесурсов, оформленного по рекомендуемому образцу согласно Приложению 27 к Инструкции N 555 и утверждаемого директором Департамента тыла и вооружения (для учреждений центрального подчинения), начальниками региональных центров, начальником Главного управления МЧС по г. Москве (для подчиненных учреждений).

Для проверки правильности составления, оформления, обработки и хранения путевых листов за истекший квартал (год), а также для уничтожения путевых листов и их корешков руководителем учреждения назначается внутренняя проверочная комиссия с участием в ней начальников финансовой службы (бухгалтерии), автомобильной службы (службы эксплуатации), службы ГСМ и других должностных лиц учреждения (п. 318 Инструкции N 555)

В ходе проверки изучаются документы, в которых ведется учет хранения, движения и списания ГСМ, проверяются правильность их заполнения, соответствие содержащейся в этих документах информации, обращается внимание на списание ГСМ по установленным Минтрансом нормам, в том числе приведенным в Распоряжении Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р “О введении в действие методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”

По результатам проверки комиссия составляет акт, в котором:

указывается, за какой период проверены путевые листы, прописываются их количество и номера;
делается отметка о правильности начисления норм расхода, экономии, перерасхода ГСМ, работы, выполненной техникой, и о соответствии их данным по книге учета работы машин, расхода ГСМ;
проставляются сведения о наличии подписей лиц, пользовавшихся техникой;
прописывается, за какой период уничтожены путевые листы, указываются их количество и номера;
устанавливается соответствие записей в формулярах (паспортах) техники о расходе моторесурсов итоговым данным в книге учета работы машин, расхода ГСМ.

На основании результатов проверки издается приказ руководителя учреждения.

Путевые листы, неправильно и не полностью оформленные, имеющие подчистки, отметки о происшествиях и незаконном использовании техники, не уничтожаются, а прилагаются к акту проверки и хранятся вместе с ним.

Обратите внимание! В соответствии с нормами п. 319 Инструкции N 555 начальником автомобильной службы (службы эксплуатации) учреждения или лицом, назначенным руководителем учреждения, проверяется правильность ведения книги учета работы машин, расхода ГСМ не реже одного раза в неделю и ведется учет расхода моторесурсов в формулярах (паспортах) – не реже одного раза в месяц

Понижающий коэффициент

При этих поправках размер нормы может снижаться на 15% при эксплуатации транспортных средств на дорогах общего пользования с 1-й по 3-ю категорию вне пригородной зоны на равнине.

Если автомобиль используется в пригороде, однако вне города, городской коэффициент не может быть применен.

Законом установлено, что в качестве дополнения к цифрам расхода газа можно добавить и горюче-смазочные материалы, для того чтобы заехать или же выехать из ремонтной зоны после выполнения работ, – до 5 л масла на один автомобиль с газом. Также это будет работать в случае завода двигателя автотранспорта, оснащенного газобаллонным оборудованием. Так, по нормам дается до 20 л бензина или дизеля на одно авто летом, весной и осенью. Зимой учитываются надбавки на зиму.

В остальных случаях жидкие виды топлива нормируются для авто на газу так же, как и для автомобилей базовой конструкции.

Если принять во внимание различные изменения и большое количество способов использования автомобилей, а также техногенных, природных и климатических изменений, дорожных ситуаций, особенностей использования авто, если есть производственная необходимость, то допускается уточнение или же использование отдельных надбавок на топливно-смазочные материалы по приказу или распоряжения начальства или администраций региона. На время, пока работают нормы для различных моделей автомобилей, которые поступают в российские автопарки, руководители администраций могут вводить нормы по заявкам, которые установлены научными деятелями. На время, пока работают нормы для различных моделей автомобилей, которые поступают в российские автопарки, руководители администраций могут вводить нормы по заявкам, которые установлены научными деятелями

На время, пока работают нормы для различных моделей автомобилей, которые поступают в российские автопарки, руководители администраций могут вводить нормы по заявкам, которые установлены научными деятелями.

Нормативные документы

СП 155.13130.2014 Склады нефти и нефтепродуктов. Требования пожарной безопасности

СНиП 2.11.03-93 Склады нефти и нефтепродуктов. Противопожарные нормы

Если ваше предприятие не специализируется на хранении и т.п нефтепродуктов, то требования к складам можно посмотреть в отраслевых правилах охраны труда и пожарной безопасности, к которым относиться ваше предприятие.

Например, я использую в работе правила пожарной безопасности для геологоразведочных организаций и предприятий. Там есть раздел посвященный требованиям безопасности при хранении ГСМ.

Вам необходимо посмотреть свои отраслевые правила. В крайнем случае, если совсем нечего нет, то можно использовать наиболее подходящие правила.

Дополнительно необходимо учитывать требования, которые устанавливают правила противопожарного режима РФ.

Если еще различные инструкции по охране труда, промышленной безопасности и пожарной безопасности, можете при организации хранения, также опираться на них. Главное смотрите, чтобы они подходили под ваши условия.

Аварийные ситуации

Пожар, загорание

Неисправность электрооборудования

Утечки/разливы нефтепродуктов

Разливы ГСМ

Основными методами недопущения разливов является соответствующий контроль,

Условно, разливы можно разделить на 2 типа

Незначительный – не превышает 100 литров и создает незначительное воздействие на окружающую среду.

Значительный – более 100 литров. Если ко всему прочему, дополнительно создается опасность для работников или разлив невозможно локализовать или разлив попал в водоемы и т.п.

Порядок действий в случае разливов

Устраняем источник разлива (если это возможно) и ограждаем (изолируем) зону разлива. При работе необходимо использовать комплекты для локализации и ликвидации разливов, которые должны находиться на складе.

Сообщить об данном происшествии непосредственному руководителю.

Если разлив не представляет опасности для окружающей среды и работникам, то необходимо приступить к его очистке и рекультивации.

Пример этого расчета

Допустим, такая ситуация. Компания из Москвы является владельцем ВАЗ–2109. Машина в собственности уже 5 лет. По данным из путевых листов можно понять, что в 2015 г. этот автомобиль прошел 1800 км. Давайте посчитаем.

Итак, зная размер базовой нормы для 2109, а это 7,7 л на 100 км, просчитаем размер расхода. В формуле нужно обязательно учесть коэффициенты.

Первый – это надбавки за зиму. В Москве зима составляет 5 месяцев. Здесь максимальная надбавка составит 10%. Второй коэффициент тесно связан с временем использования автомобиля в городе, где живет более трех миллионов жителей. В Москве, как известно, живет порядка десяти миллионов человек. Поэтому здесь можно выставить 25%. Третий коэффициент – это возраст машины. В этом случае он составит 5 процентов. При таких расчетах можно учитывать также надбавку за прогрев двигателя.

В итоге сумма коэффициентов равна 40%. Итого нормативный расход составит 194 литра по приведенной выше формуле.

Для остальных типов автомобилей формула практически такая же. Просто в ней учитываются другие особенности различных видов автомобильного транспорта. Эти особенности прописаны в документе от Минтранса и доступны для общего доступа.

Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.

ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы

Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:

В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Минфин России в своих письмах (например, от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) подтверждает, что распоряжение № АМ-23-р можно использовать для установления обоснованности затрат и определять расходы на ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.

ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству. На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены

Но в п

6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы

Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы

На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.

Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.

В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль. При этом суд вполне может поддержать позицию инспекции (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).

О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье.

Смазочные материалы для автомобилей

Для обеспечения надежного смазывания и длительной работы механизмов в масла вводят присадки, которые улучшают эксплуатационные качественные показатели масел. Присадки представляют собой металлоорганические и другие сложные химические соединения. Их классифицируют в зависимости от выполняемых ими функций в масле.

Моторные масла

Классификация моторных масел в соответствии с ГОСТ 17479-72 предусматривает выпуск их с вязкостью от 6 до 20 сСт при 100°С с интервалом через 2сСт. По эксплутационным свойствам масла делят на шесть групп (А, Б, В, Г, Д, Е), отличающиеся количеством и эффективностью введенных присадок. Поэтому в марке указывается значение кинематической вязкости при 100°С и буква, которая позволяет выбрать масло для двигателей различной степени теплонапряженности.

Масла группы А не содержат присадок и в настоящее время не выпускаются. В масла группы Б вводили до 5% присадок и использовали их в малофорсированных карбюраторных двигателях старых марок.

Масла группы В предназначены для работы в среднефорсированных двигателях и содержат до 8 % присадок, а масла группы Г для форсированных двигателях содержат до 14 % присадок.

Масла групп Б, В, Г делятся на 2 подгруппы:

1 — для карбюраторных двигателей
2 — для дизелей

Эти индексы указываются в марке. Для работы теплонапряженных двигателей с наддувом предназначены масла группы Д.

Масла группы Е предназначены для малооборотных стационарных дизелей и в сельском хозяйстве не применяются.

Буква М в маркировке масла указывает на то, что масло моторное. Например, масло М-4з/8В2, моторное, класс вязкости 4, имеет вязкость 8 сСт при 100°С, содержит загущающую присадку и предназначено для среднефор- сированных двигателей.

Зимой применяются масла с вязкостью 8 сСт, а летом — 10 сСт. Для среднефорсированных двигателей грузовых автомобилей применяются масла М-8В1 и М-10Вь Для высокофорсированных двигателей автомобилей применяются масла М-8Г1 и М-10Г1.

Масло М-8В2 и М-10В2 применяется для среднефорсированных двигателей тракторов устаревших марок. Для двигателей тракторов К-700, К-701, Т-150К и ДТ-175С применяются только масла группы Г — М-8Г2 и М-10Г2 .

Для автомобилей КАМАЗ предназначено масло М-8Г2к и М-10Г2к, имеющие улучшенные моюще-диспергирующие, вязкостно-температурные свойства и более низкую зольность по сравнению с другими маслами группы Г. Это масло рекомендуется к использованию также для тракторов К-700 и К-701.

Для обеспечения эксплуатации высокофорсированных дизелей с наддувом выпускается в ограниченном количестве масло М-10Дм, имеющее улучшенные моющие и антиокислительные свойства.

Масла МС-14, МС-20, и МК-22 используются в поршневых авиационных двигателях, а цифра в их маркировке указывает вязкость в сСт при 100°С. Эти масла могут использоваться в высокофорсированных тракторных двигателях.

Принято следующее обозначение масел для двигателей различного назначения. Оно состоит из групп знаков:

первая буква М (моторное)
вторая — цифры, характеризующие класс кинематической вязкости
третья — прописные буквы (А, Б, В, Г, Д, Е), означающие принадлежность к группе масел по эксплуатационным свойствам

Масла различных групп различаются эффективностью и содержанием присадок.

В марках масел, предназначенных для карбюраторных двигателей, указывают индекс 1, а для дизелей — индекс 2. Универсальные моторные масла, предназначенные для использования как в дизелях, так и в карбюраторных двигателях одного уровня форсирования (обозначаемые одинаковыми буквами), индекса в обозначении не имеют. Масла, принадлежащие к разным группам, имеют двойное обозначение, в котором первая буква характеризует качество масла при применении в дизелях, а вторая — в карбюраторных двигателях.

Трансмиссионные масла

Трансмиссионные масла используют для смазывания агрегатов и механизмов трансмиссий тракторов, автомобилей и других машин.

Трансмиссионные масла по вязкости делят на четыре класса (9, 12, 18 и 34), а по эксплуатационным свойствам — на пять групп (1…5) и маркируют следующим образом:

ТМ — трансмиссионное масло
первая цифра — группа масла
вторая — класс кинематической вязкости

Пластичные смазки представляют собой мазеобразные продукты, состоящие из минерального или синтетического масла (основы), загустителя, наполнителя, стабилизатора и присадок.

Продумайте систему материального стимулирования

Если инженерно-технические работники предприятия могут отследить и систематизировать режимы работы техники и операторов, попробуйте стимулировать машинистов рублем. Вот, например, как это делается в сфере перевозок, в том числе магистральными тягачами и тралами.

У работодателя есть ставка и есть коэффициенты, которые ее повышают или понижают — в зависимости от расхода топлива. Если у водителя расход топлива 30–32 литра на 100 км, он получает базовую ставку (коэффициент 1). Если потратил от 26 до 30 литров на 100 км, ставка увеличивается на 20 %. Если, напротив, расход выше 32 литров, коэффициент 0,8.

В итоге получается так: если водитель неумелый, то штраф в 20 % — это хороший стимул, чтобы научиться грамотно расходовать топливо. А если научился, он начинает получать на 40 % больше — 1,2 ставки вместо 0,8. Если водитель опытный, но в пути сливал топливо, значит, эти 20 % штрафа ставки 0,8 компенсируют лишние расходы работодателя. А те, кто экономят, получают больше. Так водитель начинает понимать, что цена топлива — это и его деньги тоже.

Такие схемы действенны там, где техника работает циклично. Например, на щебеночных, песчаных и угольных карьерах, а также в горном деле в целом. Частично они применимы и при обустройстве месторождений. Например, на Севере, когда на кустовое месторождение десятки и сотни самосвалов завозят за сезон до миллиона кубометров грунта с логистическим плечом «карьер — площадка» в десятки километров. А те же экскаваторы при этом в статике и безостановочно грузят грунт. В этом случае можно рассчитать производительность техники и потребление топлива. И оптимизировать схемы работы.

На самой стройплощадке, когда расход топлива складывается из десятка различных операций за смену, это либо не отследить, либо нужно заказывать аналитику посменной/понедельной/помесячной работы. Это возможно, но трудоемко, дорого (если нет штатных специалистов для этого) и довольно приблизительно.

В таких случаях опять остается работа с персоналом. Например, можно дополнительно объяснить, обучить операторов, как правильно менять режимы работы техники и для чего это нужно. В «КОМЕК МАШИНЕРИ» есть курсы по эффективному и безопасному управлению техникой. После курсов или после внедрения материального стимулирования владелец техники видит: есть изменения, уменьшилось время холостого хода, изменился расход топлива. Здесь главное то, что без сознательных усилий по экономии можно не заметить, что часть денег сгорает вместе с «лишним» топливом, но реорганизация ритма работы, оптимизация задач показывают: были еще финансовые резервы, которые теперь освободились и можно пустить в дело.

ГСМ в баке арендованной машины

При передаче автомобиля в аренду топливный бак также бывает полностью или частично наполнен. Тут, как и в ситуации с куплей-продажей, предстоит разобраться, как учесть такой бензин.

Иногда организации просто договариваются, что арендодатель передает определенное количество топлива, а арендатор по окончании срока аренды обязуется вернуть такое же количество вместе с машиной. При этом право собственности на ГСМ остается за арендодателем, и передача топлива в учете не отражается.

Но такой вариант не совсем корректен для арендатора, ведь фактически он использует полученный бензин и, как следствие, должен сделать определенные записи в учетных регистрах. По этой причине большинство компаний все же показывают передачу ГСМ от арендодателя арендатору.

Как отразить такую передачу? Самый распространенный вариант — это реализация. Сначала арендодатель продает топливо арендатору, а после окончания срока договора арендатор продает такое же количество арендодателю.

Другой вариант — это товарный заем. Здесь арендодатель выступает в роли заимодавца, а арендатор — в роли заемщика. Оба варианта вполне законны, и бухгалтеру остается выбрать тот, что наиболее удобен в конкретной ситуации.

Как учесть топливо, полученное вместе с автомобилем

Как правило, при покупке авто новый владелец получает не только саму машину, но и некоторое количество бензина в баке. Если это прописано в договоре купли-продажи, бухгалтер сможет без проблем оприходовать ГСМ.

Но чаще топливо в договоре не упоминается. Как поступить в этом случае? На практике применяют различные подходы.

Если бензина не очень много, то его попросту не учитывают, а отсчет поступления и списания ГСМ начинают с первой заправки.

Если бак практически полон, топливо учитывают. Сначала определяют объем, используя те же методы, что и при инвентаризации. Затем оформляют либо безвозмездное получение, либо выявление излишков.

В случае безвозмездного получения стоимость топлива проводят по дебету счета 10 и кредиту счета 98 «Доходы будущих периодов». Впоследствии, при списании, делают проводки по дебету «затратного» счета (20, 26 или 44) и кредиту счета 10 «Материалы», а также по дебету счета 98 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы».

В налоговом учете безвозмездно полученные ГСМ — это налогооблагаемые доходы (подп. 8 ст. НК РФ).

Если организация показывает излишки, выявленные при инвентаризации, то в бухгалтерском учете их следует включить в доходы и провести по дебету счета 10 и кредиту счета 91. В налоговом учете также необходимо сформировать доходы на основании подпункта 20 статьи НК РФ.

Как провести инвентаризацию ГСМ

Так как списание по нормативу подразумевает погрешности, организация должна периодически сверять данные, отраженные в бухучете, и фактические остатки. Проводить такую сверку можно раз в неделю, в месяц или в квартал. Некоторые компании делают ее ежедневно.

Для определения фактического остатка используют разные методы. Самый простой — это вылить из бака бензин в мерную емкость и узнать объем. Однако организации редко прибегают к такому способу.

Более распространен другой метод. Суть его в заключается в следующем. Сначала надо полностью наполнить бак. Затем нужно посмотреть в технической документации, чему равен объем бака. А также посмотреть по чеку автозаправочной станции, сколько топлива было залито в бак. Если от объема бака отнять объем залитого бензина, получим остаток, который находился в баке до начала заправки. Эту цифру необходимо сверить с той, что значилась по данным бухучета на то же число.

Существуют и другие способы — например, при помощи специального щупа с нанесенной шкалой. Однако ни один из методов, кроме опустошения бака, не исключает погрешностей.